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现场审核:做到六要、四不要
发布时间:2016-8-24

审核员在审核中会接触到各种行业的不同企业,因管理模式、理念存在差异,每个企业也有着各自不同的管理特色。很多人说到现场审核,就会想到准备大堆的文件,就是翻阅文件,查找手册、记录......在新版的ISO9001标准中,取消了“质量手册”的要求,而更加关注风险控制、领导力等问题。这就对审核员有了更高的要求。那么,怎样才能快速准确地发现企业管理中的薄弱环节,实现增值审核,是每个审核员以及受审企业需要关注的课题。

  一、审核员,不是材料复印员

  有同行曾总结道:审核员,不是材料收集员,更不是复印员!审核是基于审核准则的一种现场评估,现场审核要依据审核准则,对审核证据进行评价,不能只收集,不做评价。在实际审核过程中,有的审核员的检查表的记录中附有大量复印件,甚至复印件页数大大超过手写记录的页数。为什么会出现这种现象呢?

  原因一:专业审核员不具备专业能力

  虽然认证机构对审核员均进行了相应的评价,对审核员的学历和工作经历也提出了要求,但是有的专业审核员只有专业代码,却没有专业能力,其审核水平、专业水平、文字表达水平等明显地不能满足要求。

  原因二:责任心欠缺

  有的审核员对收集到的证据不加分析就直接复印附上,显然,这些都是审核员自身的责任心问题。审核员现场取证时,责任心如果再强一点,工作再细心一点,是能够发现其中存在的问题,进而能够给受审核方提出一些有益的建议及改进意见。

  原因三:机构风险规避

  认证机构在对审核员进行评价,以及年度教育时都会对审核员提出要求,现场审核时尽量不大量复印材料,只是为了规避风险,才不得不复印留存一些必要的材料。但是实际操作中难免会存在一些问题。

  原因四:评定人员素养不足

  有时,机构案卷评定人员会走神,开出“乌龙”的审定意见,审核员为了避免不必要的麻烦,就把检定证书的原件核实后复印附上。

    复印一大堆资料,浪费资源且不说,审核员和受审核方忙于复印资料,是否能有足够的精力和时间关注受审核方体系运行的有效性,关注审核的有效性呢?

    二、现场审核中的“六要”

  在审核实践中,有人总结出以下需要注意的环节,简称现场审核中的“六要”。

  1、要关注国家标准、行业标准或其他要求

  审核员不可能对所有被审行业的专业都熟悉,即使是专业审核员在审专业范围内的企业时,也可能遇到许多不熟悉的情况,毕竟同行业内不同的产品会产生许多不同的标准和工艺。审核中可关注以下问题:企业最终检验规范是否已充分考虑了国家标准、行业标准的检测内容,有否遗漏出厂批次检验必须做到的检测项目;检测方法是否与标准规定一致;是否实施了国家标准、行业标准规定的型式实验项目,并能出具检测合格的证据。

  2、要关注产品、工艺、设备或检测方法和检测点的变化

  产品工艺设备或检测方法和检测点的变化往往会带来控制参数或条件的变化。如事先策划和验证不充分,往往会引起质量的波动。因此审核员在审核中应关注是否有上述情况发生,以及变化后控制措施的策划情况。由此也可以比较清楚地评估企业质量管理体系策划能力及控制的有效性。

  3、要关注特殊、关键过程控制的有效性

  特殊、关键过程控制的水平不仅是对产品质量的重要反映,也是对企业质量控制能力的一个重要反映。审核员在审核过程应充分关注:特殊过程有否被识别,或未按特殊过程控制要求加以管理及控制的有效性。

  4、要关注不合格品、退货、返修、投诉反复出现的环节和改进情况

  观察一个质量管理体系对不合格品及投诉的改进措施是对体系自我改进、自我完善机制有效性的最好判断方法之一。审核员在审核中不能只看内审开了多少个不符合项以及不符合项是否已纠正,而是要关注对反复出现不合格和投诉的处理。

  5、要关注受审核方与国际、行业先进生产方式、发展动态的差距

  专业审核员对国际先进生产方式以及动态的介绍,有时会给受审核方带来新的思路或启发。

  6、要关注企业效益及质量成本、推动企业以管理出效益

  企业管理者最关注的问题一般不外乎“效益”与“风险”,审核员如能多从效益与风险出发实施审核,就会达到增值审核的效果,受到企业的欢迎。

  三、现场审核中的“四不要”

  1、不要局限在企业提供的资料里

  在为实习审核员验证时发现,个别审核员在寻找证据时往往将自己局限在受审核方提供的资料范围内,这样的审核难以发现问题。审核员在现场必须多看、多问、多想,不能仅依据对方提供的资料实施审核。

  2、不要轻易开具不符合报告

  审核员在正式开出不符合报告前,应听取各个层面的意见。审核员出具书面不符合报告一定要慎重,出具前应与企业各层充分沟通,全面了解。而如果不符合事实确实存在,且对受审核方意义重大,即使受审部门或企业有争议,审核组仍应坚持原则开不符合报告。

  3、不要只看书面文件

  对相关授权机构出示的报告,审核员应予以尊重和认可,但是现场所见所闻与报告的结论明显不一致时,审核员应细心观察,深入调查,以减少审核风险。

  4、不要一味追求形式

  一个好的管理体系应该“简单”、“有效”。特别是生产企业,他们应注重生产和经营,而个别审核员过于追求形式上的“管理方法完美”,或将其他企业的模式生搬硬套强加给企业,对一些简单的过程也要制定繁杂的方法加以控制,导致企业浪费管理成本。

  四、如何做好现场审核记录

  审核记录是审核员在现场审核中的一项基本工作,审核记录的好坏,不仅直接关系到一次质量管理体系审核的质量,也体现了一名审核员把握现场审核的能力。那么如何做好现场审核记录,提高审核质量呢?

  在每一次的审核中,我们会接触到大量的信息。许多信息与审核目的、范围、准则有关,但也有的信息与审核目的、范围、准则无关,后者不是审核证据,前者如果未经证实也不是审核证据,凡是不属于审核证据的信息则是不需要记录的。因此,审核证据和审核发现的记录应坚持以下原则:

  1、反映抽样量。

  审核是通过适当的抽样进行的,比如抽查了多少文件、记录,观察了多少活动、产品实物、工作现场等。适当的抽样,就是审核所获得的样本量对总体应有一定代表性。抽样量太少,则不具备代表性或可信度不高。为表明抽样量对审核结论和认证决定的支持,审核员在现场审核时应首先询问抽样对象在审核期内的总量,再根据3%-5%的贯例决定抽样量,并在审核记录中详细记录,以明确反映审核抽样的情况。

  2、有可重现、可追溯性。

  证据的一个重要属性是“真实”性,审核记录所反映的审核证据必须是真实存在的,具有可重现性,如果由他人重新审核,完全可再次查到。因此,审核员在现场审核中与员工、其他人面谈时,要记下有关人员的姓名、所属部门;审核文件、记录时,要记下有关文件名称、记录的编号;检查仪器、设备时,要记下有关仪器、设备的编码/编号。

  3、要适度简明扼要。

  实际审核经验告诉我们,现场审核必须严格控制记录的时间,以便能利用更多的时间来进行审核调查。


 
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